Что написано пером…

Как бизнес отказывается от бумажного документооборота

Подсчитано, что средняя цена транзакции 1 бумажного документа — 70 рублей. При использовании электронного — 10 рублей. То есть экономия — в 7 раз¹. Какие еще есть причины у бизнеса, чтобы отказаться от классического подхода? Рассказывает директор управления транзакционного бизнеса ЦЧБ Сбербанка Татьяна ЛУКИНА.

— Что представляет собой электронный документооборот?

— Электронный документооборот или E-invoicing² — универсальная электронная система межкорпоративного документооборота, позволяющая решать бизнес-задачи по обмену электронными документами в режиме on-line³ вне зависимости от расстояния между контрагентами, масштабов бизнеса и вида деятельности. Эта услуга полностью юридически легитимна. Она позволяет уйти от бумажного документооборота, а, следовательно, траты времени на пересылку, кип бумаг на столе и лишних затрат. Также таким образом можно отправлять документы в госструктуры, не дублируя их на бумаге.

— Как появился E-invoicing?

— В Европе гигантский объем документации, вырабатываемый коммерческими структурами и госучреждениями, уже давно переведен в виртуальное пространство. В ряде европейских стран им пользуется порядка 70% компаний⁴. В России с 2011 года законодательно закреплена возможность перевода первичной документации в электронный вид, последним из утвержденных для электронного оформления документов стал счет-фактура⁵. Первым банком, взявшим на себя миссию по внедрению Е-invoicing, стал Сбербанк России⁶.

— Какие виды документов могут передаваться таким образом?

— Практически любые — гражданско-правовые, бухгалтерские, налоговые. Например: соглашения, договоры, акты сдачи-приемки, счета-фактуры, складская документация и пр.

— Какие возможности получает бизнес при использовании электронного документооборота?

— В числе самых ярких достоинств электронного документооборота: во-первых, высокая скорость получения документации; во-вторых, уменьшение количества ошибок при подготовке документов; в-третьих, уменьшение затрат на хранение и поиск, в-четвертых, и самое главное, уменьшение количества ручного труда и снижение почтовых издержек.

— Как долго хранятся электронные документы?

— Булгаков говорил, что рукописи не горят. Но эта цитата вполне применима и к электронным документам. Они хранятся практически «вечно»: хранение происходит в защищенном онлайн-архиве в течение необходимого времени. Кроме этого, работает быстрый и удобный поиск по хранилищу.

— Какому бизнесу особенно необходима такая услуга?

— Если компания обладает следующими характеристиками:

• компания имеет большое количество бумажных документов,

• клиент взаимодействует с большим количеством контрагентов,

• у клиента есть партнеры, территориально удаленные, что влияет на скорость обмена документами и закрытие бухгалтерского периода.

— Надо ли устанавливать дополнительное программное обеспечение для работы с E-invoicing?

— Нет, работа осуществляется через нашу систему дистанционного банковского обслуживания «Сбербанк Бизнес Онлайн». Т.е. клиент получает комплексное решение — управляет своим расчетным счетом в банке, ведет электронный документооборот со своими партнерами и сдает отчеты в налоговую и другие госорганы. И все это не выходя из собственного офиса!

— Вы говорили, что в Европе услугой пользуется большое количество бизнесменов. А в России, в нашем регионе? Есть ли тенденция роста числа пользователей?

— Сейчас пользователями этой системы являются более 7000 предприятий среди обсуживающихся в Центрально-Черноземном банке Сбербанка России. К концу года мы ожидаем двукратного роста числа пользователей системы.

На правах рекламы

ОАО «Сбербанк России». Генеральная лицензия Банка России № 1481от 08.08.2012. ОГРН 1027700132195

________________________________________________________________

Оценочные данные компаний-операторов рынка ЭДО http://lf.rbc.ru/recommendation/finance/2013/08/15/229649.shtml

² E-Invoicing (от англ. Electronic Invoice) — электронный счет (счет-фактура)

³ On-line (англ.) — в режиме реального времени

⁴ Источник информации — http://ibusiness.ru/blogs/24195

⁵ Приказ Минфина РФ от 25.04.2011г. № 50н «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ»

⁶ http://lenta.ru/articles/2013/03/04/sbrf/