Малый и средний бизнес постоянно сталкивается с необходимостью вести учёт продаж, поэтому возникает потребность в том, чтобы найти удобный способ выставлять счета онлайн, желательно автоматически. Рассмотрим разницу между счётом на оплату и счётом-фактурой, а также основные способы выставления счетов онлайн. В конце статьи вас ждёт подробная инструкция, как выставить счёт в бесплатной онлайн-бухгалтерии.
Люди часто путают счёт на оплату и счёт-фактуру, думая, что это одно и то же, но между двумя документами есть несколько ключевых различий. Рассмотрим их.
Счёт-фактура — это регламентированный документ. Его смысл в том, чтобы заверить отгрузку товара и/или оказание услуги, когда транзакция облагается НДС. Его составляет продавец, а покупатель может потом предъявить счёт-фактуру для вычета НДС. Создание этого документа занимает пять календарных дней, он хранится до пяти лет. Однако счёт-фактуру составлять не нужно, если продавец на упрощёнке, ЕСХН или патенте. Также счёт-фактура не оформляется, когда покупатель не является юридическим лицом и платит наличными в рознице.
Счёт на оплату не имеет отношения к НДС и не имеет строгих требований к составлению. По сути, он выполняет функцию договора — продавец описывает условия контракта или продажи, вносит информацию о покупателе, его реквизитах, сроках оплаты и проч. Это полезно, чтобы внести порядок в документооборот. Счёт на оплату может быть и бумажным, и электронным.
С юридической точки зрения нет нормативного способа выставления счетов, поэтому можно делать это разными способами: как с помощью программ, так и вручную.
Скачайте готовый шаблон и заполните его вручную. Это быстрее, чем составлять шаблон самостоятельно, но поиск шаблона занимает время, и хранить подобные счета не вполне удобно. Важно сохранить два экземпляра счёта: один отправить, один оставить себе.
Сформируйте счёт онлайн. Существуют сайты, позволяющие заполнять счета прямо в браузере без регистрации, однако это ставит ваши данные под угрозу. Не рекомендуется для тех, кого беспокоит приватность и возможная утечка персональных данных.
Воспользуйтесь услугами онлайн-бухгалтерии. Это можно сделать бесплатно. Например, онлайн-бухгалтерия позволяет не только выставлять счета на оплату, но и счета-фактуры (в т. ч. нестандартные); может автоматически распознавать счета с помощью технологии ИИ, а также предлагает полноценное решение для финансового учёта малого и среднего бизнеса. Программа создана в первую очередь для ИП на УСН, но поддерживает и патенты.
Чтобы выставить счёт, зарегистрируйтесь в сервисе. После регистрации вы получите доступ к личному кабинету.
Прежде чем начать работу, программа предложит вам заполнить форму, где вы должны выбрать услугу: «Бухгалтерия», «Выставление счетов», «Образование» и «Кабинет сотрудника». Выберите «Выставление счетов».
Заполните данные вашей компании: выберите страну налогообложения, выберите тип предприятия (ИП или юридическое лицо), впишите название компании и заполните ИНН.
Вас автоматически перенесёт на страницу «Основная деятельность». Кликните на зелёную кнопку «Выставить счёт».
Заполните данные покупателя в поле «Покупатель/Получатель». Вы можете выбрать как существующего клиента, так и добавить нового.
Заполните данные о проданном товаре или услуге. Необходимо выбрать единицу измерения, количество, цену без НДС, а также ввести ставку НДС при наличии.
Добавьте примечание к счёту, если нужно.
Нажмите «Сохранить».
Сформированный счёт можно отправить по электронной почте прямо из программы или выгрузить в формате PDF, DOCX и XLSX. Чтобы сделать это, кликните на счёт. В строке «Выставить счёт» появятся иконки. Нажмите на иконку принтера, чтобы сгенерировать счёт в нужном вам формате, а затем скачайте файл.
Чтобы отправить счёт, нажмите на иконку письма. В теле письма будет сообщение, созданное по умолчанию. Вы можете изменить его в настройках. Заполните данные получателя письма, по желанию нажмите «Копия себе», чтобы дублировать письмо для себя.
Что делать, если у вас есть своя серия для торговых документов:
Перейдите в модуль «Документ» (путь: Справки → Склад → Документ).
Установите параметры серии.
Присвойте документу серию и номер транзакции, пометьте галочкой «Распечатать счёт».
Убедитесь, что вам необходим именно счёт на оплату, а не счёт-фактура, иначе есть существенный риск угодить в неприятную ситуацию: требования для счетов-фактур гораздо серьёзнее, а ошибка может грозить штрафом. В остальном счёт на оплату — удобный способ вести учёт продаж, а онлайн-бухгалтерия позволяет автоматизировать этот процесс и хранить счета в удобном и защищённом месте.